Hinweissystem

Die Kartonagen-Industrie A. Petersmeier GmbH & Co. KG hat für sich ein System zur Absetzung von Hinweisen auf (mögliche) Rechtsverletzungen eingerichtet. Nur wenn wir Hinweise auf mögliche oder bestehende Rechtsverletzungen erhalten, so können wir gegen diese vorgehen und Risiken minimieren, den Ruf von Kartonagen-Industrie A. Petersmeier schützen und das uns entgegengebrachte Vertrauen nach innen und außen sichern.

Unsere Ziele

Mit dem installierten Hinweissystems verfolgen wir unterschiedliche Ziele:

• Schutz des Unternehmens und aller Beschäftigten,
• Einhaltung von Werten, Richtlinien und Gesetzen,
• Bekämpfung von Korruption, Wirtschaftskriminalität und anderen illegalen Aktivitäten bzw. unethischem Verhalten,
• Eindeutiges Statement des Managements zur Ermutigung und Unterstützung von hinweisgebenden Personen,
• Erfüllung des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG),
• Ermöglichung einer orts- und zeitunabhängigen Hinweisabgabe und
• Ermöglichung anonymer Hinweise.

Das Hinweissystem und Abgabe von Meldungen

Die Entgegennahme von Hinweisen erfolgt durch eine von uns beauftragte und spezialisierte Gesellschaft, die auch die erforderlichen internen Untersuchungen vornehmen wird:
GDI mbH
Gesellschaft für Datenschutz und Informationssicherheit mbH
Körnerstr. 45, 58095 Hagen

Die GDI mbH wird

• den Hinweis anonymisieren, soweit dies für den Schutz der hinweisgebenden Person oder anderer Personen erforderlich ist, und die hinweisgebende Person einer Weitergabe ihrer personenbezogenen Daten nicht zugestimmt hat und
• mit der hinweisgebenden Person Kontakt halten, auch um weitere relevante Informationen zu erhalten, soweit die Kontaktdaten der hinweisgebenden Person vorliegen, und
• die Ermittlungen innerhalb des betroffenen Unternehmens anleiten und durchführen.

Zur Abgabe von Meldungen haben wir die folgenden, niederschwelligen Möglichkeiten eingerichtet:

• Postalisch: Jeder Person ist es möglich, Hinweise einzusenden.
• Telefonisch: Jede Person kann telefonisch Meldungen abgeben. Hierzu wurde eine gesonderte Rufnummer eingerichtet, die unter 02331 1873616 erreichbar ist.
• E-Mail: Ferner können Hinweise per E-Mail übermittelt werden. Hierfür steht die E-Mail-Adresse kartonagen-petersmeier@gdi-mbh.eu bereit.
• Persönlich oder per Video-Konferenz: Auch die Abgabe eines Hinweises im persönlichen Gespräch oder per Video-Konferenz ist möglich. Für eine Terminvereinbarung können Sie sich unter den oben genannten oder den allgemeinen Kontaktdaten an die GDI mbH wenden.

Anonyme Meldungen

Die Anonymisierung nimmt einen wichtigen Faktor bei dem Hinweissystem ein, denn die Möglichkeit, einen Hinweis ohne Nennung des eigenen Namens abzugeben, senkt die Hemmschwelle. Daher werden Meldungen, die über das Hinweissystem eingehen, zunächst anonymisiert.

Insbesondere bei bereits anonym abgegebenen Hinweisen sollte die hinweisgebende Person allerdings darauf achten, dass das betroffene Unternehmen und den Sachverhalt so genau wie möglich zu beschreiben ist. Denn nur dann kann eine Zuordnung durch die Rechtsanwaltskanzlei und eine geeignete Ermittlung und Abstellung des (vermuteten) Rechtsverstoßes erfolgen. Hierbei bitten wir zu berücksichtigen, dass bei einer anonymen Meldung per Post Rückfragen in der Regel nicht möglich sind und die weitere Sachverhaltsaufklärung erschwert werden kann.

Reaktionszeiten und Rückmeldung

Liegen die Kontaktdaten vor, erfolgt nach spätestens sieben Tagen eine Eingangsbestätigung durch die GDI. Spätestens drei Monate nach Eingang des Hinweises erhält die hinweisgebende Person eine Rückmeldung zum Ergebnis der Ermittlungen und zu den getroffenen Maßnahmen, soweit hierdurch nicht etwaige Maßnahmen vereitelt werden.

Nach Eingang des Hinweises

Die GDI mbH bewertet den Hinweis inhaltlich und schätzt ein, ob eine interne Untersuchung notwendig ist. Die interne Untersuchung, sowie die Ermittlung des weiteren Sachverhalts wird durch die GDI mbH in unserem Auftrag durchgeführt. Dabei werden Unterlagen gesichtet und ggf. Beteiligte befragt. Nach Abschluss der Untersuchung werden erforderliche und geeignete Maßnahmen abgeleitet und der Geschäftsleitung vorgelegt. Die Geschäftsleitung entscheidet über die Umsetzung.

Andere Meldestellen

Durch die Einrichtung einer Meldestelle gemäß unserer Whistleblowing-Richtlinie soll nicht die Möglichkeit beschränkt werden, zuständige Stellen des Bundes und der Länder unmittelbar zu unterrichten. Für die Entgegennahme von Meldungen nach dem HinSchG ist auch das Bundesamt für Justiz zuständig. Meldungen sind elektronisch, schriftlich, telefonisch oder persönlich bei der externen Meldestelle des Bundes möglich. Die Meldestelle des Bundes ist sowohl persönlich vor Ort, telefonisch, per E-Mail als auch online erreichbar unter: Bundesamt für Justiz, Externe Meldestelle des Bundes, 53094 Bonn, +49 228 99410-6644, hinweisgeberstelle@bfj.bund.de, www.bundesjustizamt.de